Gmail est le client de messagerie le plus utilisé pour un usage personnel et professionnel. Et pourquoi pas? C’est rapide, sûr, facile à utiliser et, surtout, disponible dans le monde entier. Cependant, la plupart des entreprises utilisent Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G Suite, au lieu du client Gmail personnel.
Quel que soit le client de messagerie que vous utilisez en tant qu’employeur, vous devez chercher à surveiller les e-mails de vos employés, n’est-ce pas ? Ne vous inquiétez pas, dans cet article, je vais vous montrer comment surveiller les e-mails des employés dans Gmail et Google Workspace. Alors, sans perdre de temps, commençons.
Gmail contre Google Workspace
Avant de passer à la surveillance des e-mails des employés dans la partie Gmail. Discutons de la différence entre Gmail et G Suite et en quoi la surveillance des deux est différente.
Donc en gros Gmail est conçu pour un usage personnel ce qui signifie que vous êtes l’administrateur de votre compte et que vous en avez le contrôle total. Ici, vous obtenez un compte de messagerie personnalisé avec une adresse e-mail quelque chose comme [email protected]. C’est totalement gratuit pour créer et utiliser un compte Gmail.
D’autre part, G Suite ou Google Workspace sont destinés à un usage professionnel et professionnel uniquement. Ici, seul l’administrateur de votre entreprise contrôle votre compte. L’adresse e-mail que vous obtenez ici ressemble à [email protected]. Cependant, contrairement à Gmail, G Suite n’est pas gratuit, vous devez payer des frais mensuels récurrents pour chaque utilisateur.
Pourquoi devriez-vous surveiller les e-mails des employés ?
Avant d’aller plus loin, découvrons quelques raisons principales pour lesquelles vous devriez surveiller les e-mails des employés.
1. Productivité
En suivant les e-mails de vos employés dans Gmail, vous pouvez vous assurer que vos employés travaillent réellement ou tergiversent simplement. De plus, si un employé a une charge de travail supplémentaire, en surveillant ses e-mails, le patron peut partager la charge à parts égales avec les autres employés. Cela augmente globalement la productivité d’une organisation.
2. Protéger la confidentialité de l’entreprise
Il est possible que votre concurrent paie votre employé pour lui divulguer les informations secrètes de votre entreprise. Toutefois, si vous suivez les e-mails de vos employés, vous pouvez vous assurer qu’ils ne sont pas fuite d’informations critiques sur l’entreprise.
3. Mesurer la performance des employés
En surveillant les courriels des employés, vous pouvez évaluer leurs performances. Ainsi, au moment de l’évaluation, le candidat le plus méritant obtient l’avantage et non pas quelqu’un qui fait semblant de travailler mais ne travaille pas correctement.
Comment lire les e-mails des employés dans la suite G ?
G Suite ou Espace de travail Google offre l’outil Gmail Investigation à l’administrateur pour accéder aux données liées au courrier électronique de l’entreprise via Gmail. Les informations que vous pouvez suivre avec cet outil incluent le contenu des e-mails et les messages Gmail.
L’objectif principal de l’utilisation de cet outil est d’étudier confidentialité et liés à la sécurité enjeux d’une organisation. Et voici comment utiliser l’outil Gmail Investigation pour lire les e-mails des employés dans G Suite.
Note: Vous ne pouvez utiliser cet outil que si vous disposez d’une autorisation d’administrateur dans le compte G Suite de votre entreprise. De plus, vous ne pouvez pas utiliser cet outil pour espionner les employés en dehors du travail.
- Connectez-vous au Console d’administration Gmail. Ensuite, vous devez trouver le Sécurité > Outil d’investigation option.
- Ensuite, vous devez choisissez les messages Gmail que vous voulez lire dans la liste.
- Maintenant, cliquez sur le Ajouter une condition option.
- Vous pouvez trouver l’e-mail que vous souhaitez lire en le recherchant. Après avoir trouvé l’e-mail, cliquez sur le ID du message ou sujet.
- Avant de lire le message, vous devrez donner la raison pourquoi vous voulez lire cet e-mail. Il sera enregistré pour référence future. Cliquez enfin sur Confirmer.
Avec cela, vous pourrez maintenant lire le message. Après avoir lu si vous souhaitez mettre en quarantaine ou spammer le message, vous pouvez le faire.
Comment surveiller les e-mails des employés dans Gmail ?
Le suivi des e-mails des employés dans G Suite (Gmail pour les entreprises) est très simple, vous n’avez besoin d’aucune aide externe pour le suivre. Cependant, ce n’est pas le cas avec leur compte Gmail personnel. La plupart des petites et moyennes entreprises n’utilisent toujours pas G Suite. De plus, il est possible que votre employé doive utiliser son courrier électronique personnel pour divulguer les politiques de l’entreprise. Dans ce cas, vous devez également garder un œil sur leur compte Gmail personnel, et voici comment vous pouvez le faire.
Utiliser pcTattletale
pcTattletale est l’un des meilleurs outils de surveillance des employés. La raison en est qu’il suit tout ce que l’employé fait sur son téléphone ou son ordinateur dans format vidéo. De plus, il vous permet de direct leur enregistrement d’écran sur votre appareil. Cela signifie qu’à tout moment, vous pouvez voir ce que font vos employés sur leurs appareils. Cela vous aidera à savoir si vos employés se livrent au vol de temps.
De plus, avec les enregistrements d’écran, vous pouvez clairement surveiller les e-mails des employés dans Gmail ou tout autre client de messagerie, et cela aussi à distance. Si vous avez des doutes sur certains employés et que vous souhaitez recueillir secrètement des preuves contre eux, vous pouvez également le faire. Depuis pcTattletale est caché sur leur appareilils ne le sauront pas à moins que vous ne le leur disiez vous-même.
En dehors de cela, il existe d’autres fonctionnalités disponibles sur pcTattletale qui vous offrent plus d’options pour surveiller vos employés, telles que enregistreur de frappe, cliquez sur l’activité, et plus. Dans l’ensemble, si vous souhaitez surveiller vos employés sans Google Workspace, pcTattletale est la meilleure option dont vous disposez.
Application alternative pour espionner les e-mails des employés
Si vous ne voulez pas utiliser pcTattletale pour une raison quelconque, j’ai une autre solution qui s’assurera que vos employés travaillent ou non. Le nom de la solution est MoniVisor. Ce logiciel de surveillance des employés est similaire à pcTattletale car il reste caché sur l’appareil cible. Donc, si vous souhaitez surveiller secrètement les e-mails de certains employés notoires, vous pouvez certainement l’utiliser.
Avec MoniVisor, vous pouvez espionner les comptes Gmail de vos travailleurs. Non seulement Gmail, mais vous pouvez également surveiller d’autres clients de messagerie tels que Yahoo et Outlook.
Tu peux lire le courriel qu’ils ont envoyé ou reçu. De plus, vous pouvez voir la personne avec qui l’e-mail a été partagé et aussi le heure à laquelle l’e-mail a été envoyé. Tout cela fait de cette application de surveillance des employés un bon investissement, en particulier pour les petites entreprises qui n’utilisent pas encore G Suite.
Comment surveiller les e-mails de mes employés sur Gmail ? Verdict final
La surveillance des e-mails des employés est cruciale pour la productivité et la sécurité de l’entreprise. Par conséquent, si vous dirigez une entreprise, vous devez y penser. Si vous utilisez Google Workspace, vous n’avez pas à vous inquiéter car les fonctionnalités de surveillance y sont intégrées. Vous n’avez besoin d’aucun outil d’investigation Gmail tiers pour la surveillance des e-mails des employés.
Cependant, si vous n’utilisez pas G Suite pour votre entreprise, vous aurez certainement besoin d’un outil tiers pour surveiller le Gmail de vos employés. pcTattletale est le meilleur outil pour le travail car il peut surveiller les e-mails sur les téléphones ainsi que sur le PC. Vous pouvez l’essayer à coup sûr.
FAQ
Est-il légal de vérifier le courrier électronique de votre employé ?
Oui, il est légal de consulter les e-mails de votre employé tant que vous respectez les lois de l’État.
Les employeurs peuvent-ils surveiller les e-mails de leurs employés sans autorisation ?
Non, les employeurs ne peuvent pas suivre les e-mails de leurs employés sans autorisation.
Pouvez-vous surveiller les e-mails personnels des employés ?
Non, vous ne pouvez pas surveiller les e-mails personnels de l’employé. C’est contre la loi.